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會議準備 提示詞 — 議程、決定、是否能非同步

AI 預設生成的議程都是模板,推不動真正的會議。本提示詞強制模型給專案貼決定/討論標籤、分配每項時間、並質疑會議本身是否需要開。

分類: business推薦模型: chatgpt / claude / any
prompt
從下面的粗筆記構建會議議程。

會議背景:
- 時長: {N 分鐘}
- 與會者: {名字 + 角色}
- 在場決策者: {能真正批准結果的人}
- 現有非同步渠道: {Slack / Linear / Notion 等}

對每個專案輸出:
  - 專案: <清晰的重述>
  - 型別: 決定 | 討論 | 資訊共享
  - 時間: <分鐘>
  - 需做的決定 (型別為「決定」時): <明確的 yes/no 問題或要選的選項集>
  - 預讀: <參與者應先讀的連結或文件名>
  - 負責人: <推動此項的人>

議程頂部加一節「這是否該開會?」:
  1. 列出能非同步處理的專案 (任何純資訊共享)。
  2. 標出缺席的決策者 — 若「決定」專案無人能批准,加旗。
  3. 推薦議程改動: 「刪除專案 2-3 (非同步);把專案 4 與 [缺席者] 一起重排」。

硬性規則:
- 各項時間總和必須放進會議時長內,留 5 分鐘緩衝。
- 每個「決定」專案必須有明確 yes/no 或選項集。「討論路線圖」不是決定;「批准 Q2 路線圖或退回修改」是。
- 「資訊共享」專案最多 5 分鐘 — 超過就是討論披著皮。
- 若一半以上是「資訊共享」,推薦取消會議改成書面更新。

粗筆記:

[貼上你的要點或想法]

什麼時候用

  • 在任何例會前 — 把現有議程和最近增刪項粘進去,得到更緊的版本。
  • 別人排了你想改的會議 — 生成更好的版本回傳。
  • 季度規劃 — 決定/討論分割能防止會議變成 90 分鐘獨角戲。

模型提示

claude
在「這能否非同步」挑戰上很強。會在恰當時推薦取消會議,其他模型猶豫。
chatgpt
可用,但傾向把所有專案都留在議程上。明確加「在合適時建議取消會議也是 OK 的」。
any
「需做的決定」規則是槓桿。若你填不出某項的這一欄,該專案可能還不成熟、不該上會。

示例: 30 分鐘團隊同步從粗筆記

這是否該開會?
  - 專案 3 & 5 (狀態更新) 移成書面更新;省 12 分鐘。
  - 專案 4 (Q2 預算批准) 需 CFO 在場 — 沒在邀請裡。要麼改期,要麼拆: 今天處理專案 1-2,下週和 CFO 處理專案 4。
  - 推薦: 縮短到 15 分鐘,議程見下。

議程 (15 分鐘,緩衝 5 分鐘)

1. 批准 Sarah 崗位的招聘補位 (5 分鐘) — 決定
   需做的決定: 現在批准外部招聘,還是等 2 周給內部候選 Q?
   負責人: 工程經理。預讀: 招聘說明文件 (連結)。

2. 解決平臺與增長團隊間 API 歸屬 (8 分鐘) — 討論
   負責人: VP Eng。預讀: 歸屬矩陣 v3。
   注: 兩邊經理都需在場;兩人已確認。

3. (刪除 — 見頂部) Q1 指標回顧 → 改成書面更新。
4. (改期 — 見頂部) Q2 預算批准 → 與 CFO 重排。
5. (刪除 — 見頂部) 工具廠商 demo → 非同步影片,自看。

緩衝: 2 分鐘 (停車場/超時用)。

運作原理

為什麼大多議程幫不到生產性會議

預設議程列話題不帶承諾。「討論路線圖」邀請無界討論;「路線圖狀態更新」邀請獨白;兩者都不出決定。結果: 會議結束時和開始時是同一組問題,下一場會議被排上去處理這些問題。

決定/討論/資訊共享的標籤做了本提示詞的多數工作。一旦把專案標為「決定」,就必須說出 yes/no 或選項集。說不出來,這個專案就沒準備好,應當刪除 (回到非同步討論階段先)。

取消會議的檢查是最有槓桿的一行

AI 工具很少建議取消他被請去規劃的會議。本提示詞顯式要求模型在合適時推薦取消,這能替你卸下一段尷尬對話。「我把議程過了一遍這個提示詞,它建議取消 — 改成非同步更新如何」遠比「我覺得該取消」好發。

對例會每 2-3 個月用一次。日曆會積累垃圾,這是結構化清理。

預讀讓決議會議快 3 倍

決議會議一半時間花在大家追上下文。一份單頁預讀提前 24 小時發出,大家真的讀了,會議本身可以 10 分鐘 — 夠暴露顧慮做決定,短到沒人走神。

本提示詞的「預讀」欄位強制你識別參與者需要的上下文。說不出文件名,會議大概沒準備好: 要麼你沒把提議寫下來,要麼沒有清晰的反應物件。

常見問題

›對站會/日同步有效嗎?

效果有限 — 站會按設計大多是資訊共享。本提示詞會建議取消,這未必是你想要的。30 分鐘以上的會議用更穩。

›粗筆記很亂、互相矛盾怎麼辦?

模型會試著收緊。若產出的專案和你意圖不一致,回覆「專案 3 實際上是 X,不是 Y」。一次糾正後,模型通常對剩餘保持對齊。

›怎麼把輸出回傳給與會者?

複製議程節 (若與會者可能覺得僭越,跳過「這是否該開會?」分析)。或透明地作為「我把議程精簡了一下」訊息發整段。

›1on1 能用嗎?

可以,微調一下 — 把決定/討論/資訊共享改為話題/反饋/check-in。時間預算和預讀結構仍有用。

›對臨場冒出來的事「停車場」怎麼處理?

5 分鐘緩衝承擔這個角色。若討論一直超時,本提示詞也是診斷 — 時間估算太緊,或專案比你定的範圍更大。

›為什麼把資訊共享限制在 5 分鐘?

因為更長就要麼是討論 (有人有問題) 要麼是演示 (可以做成錄影)。5 分鐘上限迫使你要麼刪掉專案,要麼正確標籤。

›能與日曆工具整合嗎?

不直接。輸出是純 markdown;貼上到日曆邀請描述、Notion、Linear 或團隊記會議紀要的地方。Granola/Krisp 的即時記錄搭得很好。

›頭腦風暴會議?

標為「僅討論」並注「今天不做決定,決定下次」。「這是否該開會?」檢查可能建議改用 Miro/Figjam 板 — 對發散思維往往更好。

相關計算器

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