郵件改寫 提示詞 — 簡短、清晰、語氣可調
預設的「幫我改寫郵件」往往讓 AI 加長加客套。本提示詞反過來 — 強制目標字數、保留事實、語氣顯式可控。
改寫下面的郵件草稿。
目標:
- 長度: 約 {N} 字 (預設 150 字, 100-300 之間選)。
- 語氣: {warm / neutral / firm} (預設 neutral)。
- 收件人: {他是誰 — 上司、供應商、生氣的客戶等}。
硬性規則:
1. 保留所有具體事實、截止日、數字、人名;不要編造細節或弱化我做出的承諾。
2. 刪除商務套話(「您好」「期盼回覆」「如上次郵件所述」等)。
3. 一封郵件只問一件事;若草稿含多個請求,在末尾以編號列表分開。
4. 連續兩個句子不要都以「我」開頭。
5. 保留我的署名行和草稿中明確提到的附件。
只返回改寫後的郵件正文,不要解釋。
草稿:
[在此貼上你的草稿]什麼時候用
- 寫完一封帶怒氣的郵件後 — 切換 neutral + 短一些, AI 幫你卸火不丟要點。
- 回覆客戶投訴 — 設 warm + 150 字, 共情但不膩。
- 談判或推回郵件 — firm + 200 字, 直接但仍專業。
模型提示
- claude
- Claude 在保留事實和不加廢話上特別穩, 重要郵件首選。
- chatgpt
- GPT-5 / GPT-4o 容易把「專業」套話加回來。上面的「刪除商務套話」規則對它特別重要。
- any
- 主流模型都能跑。本提示詞的關鍵是 (目標字數 + 語氣 + 收件人 + 保留事實) 這套組合。
示例: 怒氣草稿 → neutral 150 字版
草稿 (380 字, 不爽): 「Sarah, 我又一次跟進 10 月那張丟失的發票, 已經發了三次郵件。每月付 1200 美元的計費系統出這種事不可接受。如果週五前不解決, 我只能上報給你們 CTO。這張發票應是 10/1-10/31 期間, 共 4,820 美元, 我們一直沒收到…」 改寫 (neutral, 142 字, 達標): 「Sarah, 跟進 10 月發票 ($4,820, 10/1-10/31)。從 11 月起我已發了三次郵件未見送達。月底結賬需要週五前解決。如果是系統問題阻塞, 請告訴我應向 support 提交什麼。 謝謝, [姓名]」
運作原理
為什麼預設的郵件改寫讓事情更糟
若你說「幫我把這封郵件寫得更專業」,模型預設朝加長方向走 — 加問候、加保險措辭、加複述句。結果比草稿長,本來 20 秒能讀完的變 90 秒。收件人面對長郵件容易刪或掃,真正的資訊埋在客套裡。
上面這個提示詞反過來。設定目標字數與「刪商務套話」規則後,大多數情況下改寫比輸入更短。語氣控制讓你保留情緒精度(firm 投訴 / warm 致歉)的同時不丟焦點。
語氣怎麼選
Warm: 客戶致歉、感謝幫忙、與新聯絡人破冰。允許 1 句輕問候。
Neutral: 同事間公務郵件、進度更新、事實回覆。預設。完全刪問候。
Firm: 推回、上報、催款、拒絕範圍蔓延。保持短句直白,不軟化你的請求。
為什麼「一封一事」很關鍵
包含多請求的郵件(「也請發我 X, 順便轉 Y」)往往得到部分回覆或被無視。收件人想批次處理但最後沒發。本規則強制多請求草稿以編號列表呈現結構, 大幅提高得到完整逐條回覆的機率。
若草稿真的有兩個獨立請求, 拆成兩封郵件。模型不會替你強制, 但會把結構展開得足夠清楚, 讓你在按下傳送之前自己拆。
常見問題
›會改我的事實或數字嗎?
不會 — 「保留所有具體事實、截止日、數字、人名」是顯式規則。如果模型讀錯數字, 那是模型出錯而非提示詞失敗。傳送前請務必復讀改寫本文。
›為什麼用目標字數而不是「請簡潔」?
「請簡潔」會被解讀為「砍 10%」。指定目標字數能強制實際刪減。150 字大約 4-5 個短句, 夠說一件事 + 背景。
›能反映公司語氣/風格嗎?
可以 — 在草稿上方加「Style notes:」行。例: 「Style notes: 平實中文, 不用感嘆號, 署名只用名字」。模型會嚴格遵循。
›草稿本來就很短怎麼辦?
把目標字數設稍高(200-250 字)以示意「不要激進刪」, 或把規則改為「Length: 保持相近長度, 僅修正不清楚的句子」。
›其他語言能用嗎?
可以 — Claude 和 GPT-5 處理英、日、中、韓、西商務郵件都挺好。商務套話規則需按語言調整(英文的「I hope this email finds you well」對應中文的「您好」, neutral 模式下都會刪)。
›和 Grammarly 區別?
Grammarly 修語法機械問題(錯字、逗號粘連)。本提示詞重構內容(刪客套句、拆多請求郵件、調語氣)。互補 — Grammarly → 本提示詞順序使用最有效。
›能儲存為 ChatGPT 的 Custom GPT 嗎?
可以 — 把提示詞正文當成 GPT 的 instructions 貼上。之後只貼草稿即可。Claude Projects 同理。
›為什麼不能連續兩句以「我」開頭?
「我」「我」開頭連發會讓郵件讀起來自我中心, 哪怕內容沒問題。強制多樣性(讓一句以收件人或事實開頭)是不改語義卻讓郵件更溫和的小槓桿。
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