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会议准备 提示词 — 议程、决定、是否能异步

AI 默认生成的议程都是模板,推不动真正的会议。本提示词强制模型给项目贴决定/讨论标签、分配每项时间、并质疑会议本身是否需要开。

分类: business推荐模型: chatgpt / claude / any
prompt
从下面的粗笔记构建会议议程。

会议背景:
- 时长: {N 分钟}
- 与会者: {名字 + 角色}
- 在场决策者: {能真正批准结果的人}
- 现有异步渠道: {Slack / Linear / Notion 等}

对每个项目输出:
  - 项目: <清晰的重述>
  - 类型: 决定 | 讨论 | 信息共享
  - 时间: <分钟>
  - 需做的决定 (类型为「决定」时): <明确的 yes/no 问题或要选的选项集>
  - 预读: <参与者应先读的链接或文档名>
  - 负责人: <推动此项的人>

议程顶部加一节「这是否该开会?」:
  1. 列出能异步处理的项目 (任何纯信息共享)。
  2. 标出缺席的决策者 — 若「决定」项目无人能批准,加旗。
  3. 推荐议程改动: 「删除项目 2-3 (异步);把项目 4 与 [缺席者] 一起重排」。

硬性规则:
- 各项时间总和必须放进会议时长内,留 5 分钟缓冲。
- 每个「决定」项目必须有明确 yes/no 或选项集。「讨论路线图」不是决定;「批准 Q2 路线图或退回修改」是。
- 「信息共享」项目最多 5 分钟 — 超过就是讨论披着皮。
- 若一半以上是「信息共享」,推荐取消会议改成书面更新。

粗笔记:

[粘贴你的要点或想法]

什么时候用

  • 在任何例会前 — 把现有议程和最近增删项粘进去,得到更紧的版本。
  • 别人排了你想改的会议 — 生成更好的版本回传。
  • 季度规划 — 决定/讨论分割能防止会议变成 90 分钟独角戏。

模型提示

claude
在「这能否异步」挑战上很强。会在恰当时推荐取消会议,其他模型犹豫。
chatgpt
可用,但倾向把所有项目都留在议程上。明确加「在合适时建议取消会议也是 OK 的」。
any
「需做的决定」规则是杠杆。若你填不出某项的这一栏,该项目可能还不成熟、不该上会。

示例: 30 分钟团队同步从粗笔记

这是否该开会?
  - 项目 3 & 5 (状态更新) 移成书面更新;省 12 分钟。
  - 项目 4 (Q2 预算批准) 需 CFO 在场 — 没在邀请里。要么改期,要么拆: 今天处理项目 1-2,下周和 CFO 处理项目 4。
  - 推荐: 缩短到 15 分钟,议程见下。

议程 (15 分钟,缓冲 5 分钟)

1. 批准 Sarah 岗位的招聘补位 (5 分钟) — 决定
   需做的决定: 现在批准外部招聘,还是等 2 周给内部候选 Q?
   负责人: 工程经理。预读: 招聘说明文档 (链接)。

2. 解决平台与增长团队间 API 归属 (8 分钟) — 讨论
   负责人: VP Eng。预读: 归属矩阵 v3。
   注: 两边经理都需在场;两人已确认。

3. (删除 — 见顶部) Q1 指标回顾 → 改成书面更新。
4. (改期 — 见顶部) Q2 预算批准 → 与 CFO 重排。
5. (删除 — 见顶部) 工具厂商 demo → 异步视频,自看。

缓冲: 2 分钟 (停车场/超时用)。

工作原理

为什么大多议程帮不到生产性会议

默认议程列话题不带承诺。「讨论路线图」邀请无界讨论;「路线图状态更新」邀请独白;两者都不出决定。结果: 会议结束时和开始时是同一组问题,下一场会议被排上去处理这些问题。

决定/讨论/信息共享的标签做了本提示词的多数工作。一旦把项目标为「决定」,就必须说出 yes/no 或选项集。说不出来,这个项目就没准备好,应当删除 (回到异步讨论阶段先)。

取消会议的检查是最有杠杆的一行

AI 工具很少建议取消他被请去规划的会议。本提示词显式要求模型在合适时推荐取消,这能替你卸下一段尴尬对话。「我把议程过了一遍这个提示词,它建议取消 — 改成异步更新如何」远比「我觉得该取消」好发。

对例会每 2-3 个月用一次。日历会积累垃圾,这是结构化清理。

预读让决议会议快 3 倍

决议会议一半时间花在大家追上下文。一份单页预读提前 24 小时发出,大家真的读了,会议本身可以 10 分钟 — 够暴露顾虑做决定,短到没人走神。

本提示词的「预读」字段强制你识别参与者需要的上下文。说不出文档名,会议大概没准备好: 要么你没把提议写下来,要么没有清晰的反应对象。

常见问题

›对站会/日同步有效吗?

效果有限 — 站会按设计大多是信息共享。本提示词会建议取消,这未必是你想要的。30 分钟以上的会议用更稳。

›粗笔记很乱、互相矛盾怎么办?

模型会试着收紧。若产出的项目和你意图不一致,回复「项目 3 实际上是 X,不是 Y」。一次纠正后,模型通常对剩余保持对齐。

›怎么把输出回传给与会者?

复制议程节 (若与会者可能觉得僭越,跳过「这是否该开会?」分析)。或透明地作为「我把议程精简了一下」消息发整段。

›1on1 能用吗?

可以,微调一下 — 把决定/讨论/信息共享改为话题/反馈/check-in。时间预算和预读结构仍有用。

›对临场冒出来的事「停车场」怎么处理?

5 分钟缓冲承担这个角色。若讨论一直超时,本提示词也是诊断 — 时间估算太紧,或项目比你定的范围更大。

›为什么把信息共享限制在 5 分钟?

因为更长就要么是讨论 (有人有问题) 要么是演示 (可以做成录像)。5 分钟上限迫使你要么删掉项目,要么正确标签。

›能与日历工具集成吗?

不直接。输出是纯 markdown;粘贴到日历邀请描述、Notion、Linear 或团队记会议纪要的地方。Granola/Krisp 的实时记录搭得很好。

›头脑风暴会议?

标为「仅讨论」并注「今天不做决定,决定下次」。「这是否该开会?」检查可能建议改用 Miro/Figjam 板 — 对发散思维往往更好。

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