邮件改写 提示词 — 简短、清晰、语气可调
默认的「帮我改写邮件」往往让 AI 加长加客套。本提示词反过来 — 强制目标字数、保留事实、语气显式可控。
改写下面的邮件草稿。
目标:
- 长度: 约 {N} 字 (默认 150 字, 100-300 之间选)。
- 语气: {warm / neutral / firm} (默认 neutral)。
- 收件人: {他是谁 — 上司、供应商、生气的客户等}。
硬性规则:
1. 保留所有具体事实、截止日、数字、人名;不要编造细节或弱化我做出的承诺。
2. 删除商务套话(「您好」「期盼回复」「如上次邮件所述」等)。
3. 一封邮件只问一件事;若草稿含多个请求,在末尾以编号列表分开。
4. 连续两个句子不要都以「我」开头。
5. 保留我的署名行和草稿中明确提到的附件。
只返回改写后的邮件正文,不要解释。
草稿:
[在此粘贴你的草稿]什么时候用
- 写完一封带怒气的邮件后 — 切换 neutral + 短一些, AI 帮你卸火不丢要点。
- 回复客户投诉 — 设 warm + 150 字, 共情但不腻。
- 谈判或推回邮件 — firm + 200 字, 直接但仍专业。
模型提示
- claude
- Claude 在保留事实和不加废话上特别稳, 重要邮件首选。
- chatgpt
- GPT-5 / GPT-4o 容易把「专业」套话加回来。上面的「删除商务套话」规则对它特别重要。
- any
- 主流模型都能跑。本提示词的关键是 (目标字数 + 语气 + 收件人 + 保留事实) 这套组合。
示例: 怒气草稿 → neutral 150 字版
草稿 (380 字, 不爽): 「Sarah, 我又一次跟进 10 月那张丢失的发票, 已经发了三次邮件。每月付 1200 美元的计费系统出这种事不可接受。如果周五前不解决, 我只能上报给你们 CTO。这张发票应是 10/1-10/31 期间, 共 4,820 美元, 我们一直没收到…」 改写 (neutral, 142 字, 达标): 「Sarah, 跟进 10 月发票 ($4,820, 10/1-10/31)。从 11 月起我已发了三次邮件未见送达。月底结账需要周五前解决。如果是系统问题阻塞, 请告诉我应向 support 提交什么。 谢谢, [姓名]」
工作原理
为什么默认的邮件改写让事情更糟
若你说「帮我把这封邮件写得更专业」,模型默认朝加长方向走 — 加问候、加保险措辞、加复述句。结果比草稿长,本来 20 秒能读完的变 90 秒。收件人面对长邮件容易删或扫,真正的信息埋在客套里。
上面这个提示词反过来。设定目标字数与「删商务套话」规则后,大多数情况下改写比输入更短。语气控制让你保留情绪精度(firm 投诉 / warm 致歉)的同时不丢焦点。
语气怎么选
Warm: 客户致歉、感谢帮忙、与新联系人破冰。允许 1 句轻问候。
Neutral: 同事间公务邮件、进度更新、事实回复。默认。完全删问候。
Firm: 推回、上报、催款、拒绝范围蔓延。保持短句直白,不软化你的请求。
为什么「一封一事」很关键
包含多请求的邮件(「也请发我 X, 顺便转 Y」)往往得到部分回复或被无视。收件人想批量处理但最后没发。本规则强制多请求草稿以编号列表呈现结构, 大幅提高得到完整逐条回复的概率。
若草稿真的有两个独立请求, 拆成两封邮件。模型不会替你强制, 但会把结构展开得足够清楚, 让你在按下发送之前自己拆。
常见问题
›会改我的事实或数字吗?
不会 — 「保留所有具体事实、截止日、数字、人名」是显式规则。如果模型读错数字, 那是模型出错而非提示词失败。发送前请务必复读改写本文。
›为什么用目标字数而不是「请简洁」?
「请简洁」会被解读为「砍 10%」。指定目标字数能强制实际删减。150 字大约 4-5 个短句, 够说一件事 + 背景。
›能反映公司语气/风格吗?
可以 — 在草稿上方加「Style notes:」行。例: 「Style notes: 平实中文, 不用感叹号, 署名只用名字」。模型会严格遵循。
›草稿本来就很短怎么办?
把目标字数设稍高(200-250 字)以示意「不要激进删」, 或把规则改为「Length: 保持相近长度, 仅修正不清楚的句子」。
›其他语言能用吗?
可以 — Claude 和 GPT-5 处理英、日、中、韩、西商务邮件都挺好。商务套话规则需按语言调整(英文的「I hope this email finds you well」对应中文的「您好」, neutral 模式下都会删)。
›和 Grammarly 区别?
Grammarly 修语法机械问题(错字、逗号粘连)。本提示词重构内容(删客套句、拆多请求邮件、调语气)。互补 — Grammarly → 本提示词顺序使用最有效。
›能保存为 ChatGPT 的 Custom GPT 吗?
可以 — 把提示词正文当成 GPT 的 instructions 粘贴。之后只贴草稿即可。Claude Projects 同理。
›为什么不能连续两句以「我」开头?
「我」「我」开头连发会让邮件读起来自我中心, 哪怕内容没问题。强制多样性(让一句以收件人或事实开头)是不改语义却让邮件更温和的小杠杆。
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