会議準備 プロンプト — アジェンダ・意思決定・非同期可否チェック
AI生成アジェンダの大半は無味な雛形で、生産的な会議を駆動しない。本プロンプトは決定と議論をラベル付けさせ、項目ごとに時間を配分させ、そもそも会議が必要かを問い直させる。
下のラフメモから会議アジェンダを構築してください。
会議コンテキスト:
- 時間: {N分}
- 参加者: {名前 + 役職}
- 室内の意思決定者: {実際に承認できる人}
- 利用可能な非同期チャネル: {Slack / Linear / Notion など}
各項目について以下を出力:
- 項目: <簡潔な再記述>
- 種類: 決定 | 議論 | 情報共有
- 時間: <分>
- 必要な決定 (種類が「決定」の場合): <yes/no質問または選択肢の集合>
- 事前読: <参加者が事前に読むべきリンク/文書名>
- オーナー: <この項目を駆動する人>
アジェンダ冒頭に「これは会議にすべきか?」セクションを追加:
1. 非同期で済む項目を列挙(純粋な情報共有)。
2. 不在の意思決定者を特定 — 「決定」項目を承認できる人が室内にいなければフラグ。
3. アジェンダ変更を提案: 「項目2-3を削除(非同期)、項目4は[不在者]同席で再スケジュール」。
厳格ルール:
- 全項目の時間合計は会議時間に収まり、5分のバッファを残す。
- 各「決定」項目は明示的なyes/noまたは選択肢を持つ。「ロードマップを議論する」は決定ではない。「Q2ロードマップを承認するか改訂依頼するか」は決定。
- 「情報共有」項目は最大5分 — それ以上は議論の偽装。
- 半分以上が「情報共有」なら、会議キャンセル+書面更新を推奨。
ラフメモ:
[ここにメモを貼る]使うべきタイミング
- 定例会議の前 — 既存アジェンダ+最近の追加削除項目を貼って、より引き締まった版を得る。
- 他人がスケジュールした会議を改善したい時 — 良い版を生成して共有。
- 四半期計画セッション — 決定/議論の分離が90分のモノローグ化を防ぐ。
モデル別ヒント
- claude
- 「これは非同期で済むか」チャレンジが強い。妥当時に会議キャンセルを推奨してくれる、他モデルは躊躇する。
- chatgpt
- 動くがすべての項目を残しがち。「適切な時は会議キャンセルも提案して構わない」を明示追加。
- any
- 「必要な決定」ルールがレバー。項目に対し埋められないなら、その項目はまだ会議に出す段階ではない。
例: ラフメモから30分チームシンク
これは会議にすべきか? - 項目3 & 5(状況更新)は書面更新へ移動;12分節約。 - 項目4(Q2予算承認)はCFO同席必須 — 招待されていない。今日項目1-2、CFO同席で来週項目4に分割。 - 推奨: 15分に短縮、下記アジェンダ。 アジェンダ (15分、バッファ5分) 1. Sarahの代替採用承認 (5分) — 決定 必要な決定: 外部募集を即開始するか、社内候補Q氏を2週間待つか? オーナー: エンジニアリングマネージャー。事前読: 採用仕様書(リンク)。 2. プラットフォームとグロースのAPI所有権解決 (8分) — 議論 オーナー: VP Eng。事前読: 所有権マトリクスv3。 注: 両マネージャー同席必要;両者確認済み。 3. (削除 — 上記参照) Q1メトリクスレビュー → 書面更新へ移動。 4. (再スケジュール — 上記参照) Q2予算承認 → CFO同席で再スケジュール。 5. (削除 — 上記参照) ツールベンダーデモ → 非同期動画、各自視聴。 バッファ: 2分(駐車場/超過用)。
使い方の解説
なぜ大半のアジェンダが生産的会議を助けないのか
デフォルトのアジェンダはコミットメントなしにトピックを列挙する。「ロードマップを議論」は無制限の議論を招き、「ロードマップ状況更新」はモノローグを招き、どちらも決定を生まない。結果、会議は始まったときと同じ問いで終わり、それらに対処するため次の会議がスケジュールされる。
決定/議論/情報共有のラベル付けが本プロンプトの大部分の仕事をする。項目を「決定」とマークしたら、yes/noまたは選択肢を明確化せねばならない。できなければその項目はまだ準備不足で、削除すべき(非同期で議論段階に戻す)。
会議キャンセルチェックが最高レバーの一行
AIツールが計画を頼まれた会議のキャンセルを提案することは稀。本プロンプトは妥当時にキャンセル提案を明示要求するので、気まずい会話を肩代わりさせられる。「このプロンプトに通したらキャンセル推奨だった — 代わりに非同期更新どうかな」は「キャンセルすべきと思う」より遥かに送りやすいメッセージ。
定例会議に2-3ヶ月ごとに使う。カレンダーには無駄が溜まる、本プロンプトは構造化されたクリーンアップ。
事前読が決定会議を3倍速くする
決定会議の半分は人々が文脈に追いつく時間。1ページの事前読が24時間前に出て参加者が実際に読めば、会議自体は10分で済む — 懸念を表面化して決めるのに十分な長さ、誰もぼんやりしない短さ。
本プロンプトの「事前読」フィールドは、参加者が必要な文脈を特定させる。文書名を出せないなら会議は準備不足: 提案を書き留めていないか、反応すべき明確な対象がない。
よくある質問
›スタンドアップ/朝会で動く?
限定的 — スタンドアップは設計上ほとんど情報共有。本プロンプトはキャンセルを推奨してしまう、それは望ましくない場合がある。30分以上の会議に使うのが無難。
›ラフメモが煩雑で矛盾している場合?
モデルが整える。意図と異なる項目が出たら「項目3は実はXのこと、Yではない」と返す。1度の修正で残りも整合する。
›出力をどう参加者に共有?
アジェンダセクションだけコピペ(失礼に取られそうなら「これは会議にすべきか?」分析は省略)。または透明に「アジェンダをこう絞った」というメッセージとして全体を共有。
›1on1にも使える?
可能、調整あり — 決定/議論/情報共有を トピック/フィードバック/チェックインに変える。時間配分と事前読構造はそのまま有用。
›ライブで出てきた話題のための「駐車場」は?
5分バッファがその役割。議論が常に超過するなら本プロンプトは診断にもなる — 時間見積が攻めすぎか、項目がスコープより大きい。
›情報共有を5分に制限する理由は?
それ以上は議論(誰かが質問あり)かプレゼンテーション(録画動画にできる)のどちらか。5分制限により、項目を削除するか正しくラベル付けするか強制される。
›カレンダーツールと連携する?
直接は無い。出力は素のmarkdown;カレンダー招待の説明、Notion、Linear、議事録を残す場所に貼る。Granola/Krispのライブ書き起こしと相性良い。
›ブレインストーミング会議は?
「議論のみ」と表示し「今日は決定なし、決定は次回」と注記。「これは非同期で済むか」チェックがMiro/Figjamボードを推奨することがある — 発散思考にはそちらが向くことが多い。
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