メール書き直し プロンプト — 短く・明確・トーン制御
デフォルトの「このメール書き直して」だと AI は長くしてビジネス言い回しを足してくる。本プロンプトは逆方向 — 目標長を強制し、事実を守り、トーンを明示制御する。
下のメール下書きを書き直してください。
目標:
- 長さ: 約 {N} 字 (デフォルト 200字、150-400 で指定可)。
- トーン: {warm / neutral / firm} (デフォルト neutral)。
- 相手: {上司 / 取引先 / 怒っている顧客 など}。
厳格ルール:
1. 具体的な事実・期限・数字・固有名詞はすべて保持。詳細を捏造したり、私がした約束を弱めたりしない。
2. ビジネス定型(「お世話になっております」「ご査収のほどよろしくお願いいたします」「先日のメールに記載の通り」等)は削除。
3. 1メール1依頼。下書きに依頼が複数ある場合は末尾に番号付きリストで分割。
4. 連続文を「私は」「私が」と続けて始めない。
5. 署名と添付明記はそのまま残す。
書き直したメール本文のみを返す。説明不要。
下書き:
[ここに下書きを貼る]使うべきタイミング
- 怒り気味の下書きを書いた後 — トーンを neutral・短めに切り替えると、要点を失わずに角が取れる。
- 顧客クレームへの返信 — トーンを warm・200字目標、共感的でかつ甘くなりすぎない結果。
- 交渉・押し返しメール — トーン firm・250字、率直さとプロフェッショナルさを両立。
モデル別ヒント
- claude
- Claude は事実保持に強くフィラーを足し戻さない。重要メールはこちらが安全。
- chatgpt
- GPT-5 / GPT-4o は「丁寧さ」を戻しがち。上記の「ビジネス定型を削除」ルールが特に効く。
- any
- 主要モデル全部で動く。本プロンプトの肝は (目標長 + トーン + 相手 + 事実保持) の組み合わせ。
例: 怒り下書き → neutral 200字
下書き (520字、苛立ち): 「○○様、再度のご連絡ですが、10月分の請求書がまだ届いておりません。すでに3回メールしています。月額1,200ドル払っている請求システムとして許容できないレベルです。金曜までに解決いただけない場合、貴社CTOにエスカレします。請求書は10/1-10/31分、合計4,820ドル、未受領です…」 書き直し (neutral、195字、目標達成): 「○○様 10月分請求書 ($4,820 / 10/1-10/31) の件で再度ご連絡します。11月以降3回メールしましたが届いていません。当社の月次締めの都合で金曜までに解決が必要です。システム障害があれば、サポートに何を送れば良いか教えてください。 よろしくお願いします [氏名]」
使い方の解説
デフォルトの「メール書き直し」プロンプトが事を悪化させる理由
「もっと丁寧に書き直して」と頼むと、モデルは長くする方向に倒れる — 挨拶を増やす、ヘッジ表現を増やす、要約文を足す。出力は下書きより長くなり、20秒で読めたメールが90秒になる。受信者は長いメールを削除またはスキマしがちで、メッセージは丁寧さの中に埋もれてしまう。
上記プロンプトはこれを反転させる。目標長と「ビジネス定型を削除」ルールにより、ほとんどの下書きで書き直しが入力より短くなる。トーン制御で感情の正確さ(firm な苦情、warm な詫び)を保ったまま焦点を維持できる。
トーンの選び方
Warm: 顧客への謝罪、助けへの感謝、新規連絡先との関係構築。軽い挨拶を1文許容。
Neutral: 同僚間の業務メール、進捗報告、事実回答。デフォルト。挨拶は完全削除。
Firm: 押し返し、エスカレ、支払催促、スコープクリープ拒否。短文・直接的な表現を維持。依頼を弱めない。
1メール1依頼が重要な理由
依頼が複数あるメール(「あとXも送ってください、ついでに Y も転送して」)は部分回答か無視される。受信者が回答をまとめようとして、結局送らない。上記ルールは複数依頼の下書きを番号付きリストで構造化させ、完全な番号付き返信を引き出しやすくする。
本当に独立した依頼が2つあるなら、メールを2通に分けるべき。モデルはそれを強制しないが、構造を明確にしてくれるので送信前に分割を判断しやすくなる。
よくある質問
›事実や数字を勝手に変えませんか?
「事実・期限・数字・固有名詞をすべて保持」ルールが明示されているので、原則変えません。万一読み違いがあればモデル側のミスです。送信前に必ず書き直し本文を再確認してください。
›「短くして」ではなく目標長を指定する理由は?
「短くして」は「10%程度削る」と解釈されがちです。目標字数を指定すると実際の削減を強制できます。200字は短文4-5本ぶん、依頼1つ + 背景に十分。
›会社のトーン・スタイルを反映できますか?
可能です — 下書きの上に「Style notes:」行を追加。例:「Style notes: 平易な日本語、感嘆符なし、署名は氏のみ」。モデルは忠実に追従します。
›下書きが既に短い場合は?
目標長を少し高め(250-300字)に設定し「積極的に削るな」シグナルにする。または「Length: 似た長さに保ち、不明瞭文だけ修正」と書き換える。
›英語・他言語でも動きますか?
はい — Claude と GPT-5 は英・日・中・韓・西のビジネスメールを問題なく扱えます。ビジネス定型ルールは言語ごとの調整が必要(英語の「I hope this email finds you well」=日本語の「お世話になっております」)。
›Grammarly との違いは?
Grammarly はメカニクス(誤字、コンマスプライス)を直します。本プロンプトは内容を再構成(フィラー削除、複数依頼分割、トーン調整)します。補完関係なので、Grammarly → 本プロンプトの順で使うと効果的。
›ChatGPT で Custom GPT に保存できますか?
可能 — プロンプト本文を GPT の instructions として貼り付けます。以後は下書きだけ送ればよくなる。Claude Projects でも同じ手法が使えます。
›「私」を連続で始めない理由は?
「私が」「私は」と連続文の頭に来ると、内容が問題なくても自己中心的に読まれます。多様性を強制(受信者で始める文・事実で始める文を混ぜる)するだけで、意味を変えずにメールが温かく読める。
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最終更新: