회의 준비 프롬프트 — 안건·결정·비동기 가능 여부 체크

AI가 만드는 안건 대부분은 무미한 템플릿이라 생산적 회의를 이끌지 못한다. 본 프롬프트는 결정 vs 토론 라벨링, 항목별 시간 배분, 그리고 회의 자체가 필요한지 도전을 강제한다.

카테고리: business추천 모델: chatgpt / claude / any

prompt

아래 거친 메모로 회의 안건을 구축하세요.

회의 컨텍스트:
- 시간: {N분}
- 참석자: {이름 + 역할}
- 회의실 내 의사결정자: {실제로 결과를 승인할 수 있는 사람}
- 사용 가능한 비동기 채널: {Slack / Linear / Notion 등}

나열한 각 항목에 대해 출력:
  - 항목: <간결한 재진술>
  - 종류: 결정 | 토론 | 정보공유
  - 시간: <분>
  - 필요 결정 (종류가 결정인 경우): <명확한 yes/no 질문 또는 선택할 옵션 집합>
  - 사전 읽기: <참석자가 먼저 읽어야 할 링크 또는 문서명>
  - 담당자: <이 항목을 추진할 사람>

안건 상단에 '이게 회의여야 하는가?' 섹션 추가:
  1. 비동기로 처리 가능한 항목 나열 (순수 정보공유).
  2. 누락된 의사결정자 식별 — 결정 항목을 승인할 수 있는 사람이 회의실에 없으면 플래그.
  3. 안건 변경 권장: '항목 2-3 제거 (비동기); 항목 4는 [누락된 사람]과 재일정'.

엄격 규칙:
- 항목별 시간 합계는 회의 시간에 맞고 5분 버퍼 확보.
- 각 결정 항목은 명시적 yes/no 또는 옵션 픽 보유. '로드맵 토론'은 결정 아님; 'Q2 로드맵 승인 또는 수정 회부'가 결정.
- 정보공유 항목은 최대 5분 — 그 이상은 가장한 토론.
- 절반 이상이 정보공유면 회의 취소+서면 업데이트 권장.

거친 메모:

[여기에 글머리표나 생각을 붙여넣으세요]

사용 시점

정기 회의 전 — 기존 안건+최근 추가/제거 항목을 붙여 넣고, 더 타이트한 버전 받기.
다른 사람이 잡은 회의를 고치고 싶을 때 — 더 나은 버전 생성, 다시 공유.
분기 계획 세션 — 결정-vs-토론 분리가 회의를 90분 독백으로 만드는 것을 방지.

모델별 팁

claude: '이게 비동기여야 하나' 도전에 강함. 정당할 때 회의 취소 권장, 다른 모델은 주저.
chatgpt: 동작하나 모든 항목을 안건에 유지하는 경향. '적절하면 회의 취소 권장도 가능' 명시 추가.
any: '필요 결정' 규칙이 레버. 어떤 항목에 채울 수 없으면, 그 항목은 아직 회의 준비가 안 된 것.

예: 거친 메모에서 30분 팀 싱크

이게 회의여야 하는가?
  - 항목 3 & 5 (상황 업데이트)는 서면 업데이트로 이동; 12분 절약.
  - 항목 4 (Q2 예산 승인)는 CFO 참석 필요 — 초대받지 않음. 재일정 또는 분할: 오늘 항목 1-2, 다음 주 CFO와 항목 4.
  - 권장: 15분으로 단축, 안건 아래.

안건 (15분, 버퍼 5분)

1. Sarah 자리 백필 채용 승인 (5분) — 결정
   필요 결정: 외부 공고 즉시 시작 vs 내부 후보 Q에 2주 대기?
   담당자: 엔지니어링 매니저. 사전 읽기: 백필 사양 문서 (링크).

2. 플랫폼과 그로스 간 API 소유권 해결 (8분) — 토론
   담당자: VP Eng. 사전 읽기: 소유권 매트릭스 v3.
   참고: 양쪽 매니저 회의실 필요; 양자 확정.

3. (제거 — 상단 참조) Q1 메트릭 리뷰 → 서면 업데이트로 이동.
4. (재일정 — 상단 참조) Q2 예산 승인 → CFO와 재일정.
5. (제거 — 상단 참조) 툴링 벤더 데모 → 비동기 비디오, 자체 시청.

버퍼: 2분 (주차장/초과용).

작동 원리

왜 대부분의 안건이 회의를 생산적으로 만들지 못하는가

기본 안건은 약속 없이 주제를 나열한다. '로드맵 토론'은 무한 토론을 부르고, '로드맵 상황 업데이트'는 독백을 부르며, 어느 쪽도 결정을 만들지 않는다. 결과: 회의가 시작했을 때와 같은 질문으로 끝나고, 그것들에 대처하기 위해 다음 회의가 일정에 잡힌다.

결정/토론/정보공유 라벨링이 본 프롬프트의 작업 대부분을 한다. 항목을 결정으로 표시하면 yes/no 또는 옵션 픽을 명확히 해야 한다. 못 하면 항목이 준비 안 됨, 제거해야 함 (먼저 비동기로 토론 단계 회귀).

회의 취소 체크가 가장 큰 레버의 한 줄

AI 도구가 계획을 부탁받은 회의의 취소를 권하는 건 드물다. 본 프롬프트는 정당할 때 취소 권장을 명시 요청, 어색한 대화를 떠넘길 수 있게 함. '안건을 이 프롬프트에 통과시켰더니 취소 권장이 나왔다 — 대신 비동기 업데이트는?'이 '취소해야 한다고 생각합니다'보다 훨씬 보내기 쉬운 메시지.

정기 회의에 2-3개월마다 사용. 캘린더에 잡동사니 누적, 본 프롬프트가 구조화된 정리.

사전 읽기로 결정 회의 3배 빠르게

모든 결정 회의의 절반은 사람들이 컨텍스트를 따라잡는 시간. 한 페이지 사전 읽기가 24시간 전에 발송되고 사람들이 실제로 읽으면 회의 자체는 10분으로 가능 — 우려 표면화하고 결정하기에 충분한 길이, 누구도 멍해지지 않게 충분히 짧은.

본 프롬프트의 '사전 읽기' 필드는 참석자에게 필요한 컨텍스트를 식별하라고 강제. 문서명을 댈 수 없다면 회의가 준비 안 됨: 제안한 것을 적어 두지 않았거나, 반응할 명확한 대상이 없음.

자주 묻는 질문

›스탠드업/일일 싱크에서 동작?

한정적 — 스탠드업은 설계상 대부분 정보공유. 본 프롬프트는 취소 권장하고, 그게 항상 원하는 건 아님. 30분 이상 회의에 사용.

›거친 메모가 지저분하고 모순되면?

모델이 정리. 의도와 안 맞는 항목 나오면 '항목 3은 사실 X에 관한 것, Y가 아님'으로 응답. 한 번 수정 후 보통 나머지도 정렬.

›출력을 참석자에게 어떻게 공유?

안건 섹션 복사-붙여넣기 (참석자가 주제 넘는다고 느낄 수 있으면 '이게 회의여야 하나?' 분석 생략). 또는 투명하게 '안건을 이렇게 정리했다'는 메시지로 전체 공유.

›1on1에 사용 가능?

예, 변경 함께 — 결정/토론/정보공유를 주제/피드백/체크인으로 변경. 시간 예산과 사전 읽기 구조는 여전히 도움.

›라이브로 나오는 것을 위한 '주차장'은?

5분 버퍼가 이 역할. 토론이 일관되게 초과하면 본 프롬프트는 진단 — 시간 추정이 너무 공격적이거나, 항목이 스코프보다 큼.

›왜 정보공유를 5분으로 제한?

그 이상은 토론(누군가 질문 있음)이거나 프레젠테이션(녹화 가능). 5분 캡이 항목 제거 또는 올바른 라벨링을 강제.

›캘린더 도구와 통합?

직접 통합 안 됨. 출력은 일반 마크다운; 캘린더 초대 설명, Notion, Linear, 팀이 회의록 기록하는 곳에 붙여넣기. Granola/Krisp의 라이브 트랜스크립션과 잘 맞음.

›브레인스토밍 회의는?

토론 전용으로 표시, '오늘 결정 없음, 결정은 다음 회의' 메모. '이게 비동기여야 하나' 체크가 Miro/Figjam 보드 권장할 수 있음 — 발산 사고에 종종 더 좋음.